Tempo di assemblea annuale per le associazioni, tempo di nomina dell’Organo di Controllo

Tempo di assemblea annuale per le associazioni, tempo di nomina dell’Organo di Controllo

In un precedente articolo pubblicato nel dicembre 2020 abbiamo analizzato i parametri in presenza dei quali un’associazione è obbligata a nominare l’Organo di Controllo, precisato che per le fondazioni tale obbligo sussiste sempre (art. 30 Decreto Legislativo 117/2017, meglio noto come Codice del Terzo Settore).

Premesso che il ruolo che l’Organo di Controllo riveste in un Ente del Terzo Settore può essere assimilato a quello che il Collegio Sindacale ricopre in una società, identici infatti i requisiti di iscrizione in albi professionali e le competenze professionali richieste per poter svolgere tale incarico, vogliamo in questo elaborato illustrare le attività di controllo e di vigilanza che tale organo sarà chiamato ad effettuare.

Partiamo dal disposto normativo, e precisamente dai commi 6 e 7 dell’art. 30 del Codice del Terzo Settore, i quali chiariscono che l’organo di controllo:

  • vigila sull’osservanza della legge e dello statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione
  • vigila anche con riferimento alle disposizioni del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, qualora applicabili (si ricorda che tale decreto ha introdotto la responsabilità amministrativa delle persone giuridiche per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato)
  • vigila sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e sul suo concreto funzionamento
  • può esercitare inoltre, al superamento dei limiti di cui all’articolo 31, comma 1, la revisione legale dei conti. In tale evenienza l’organo di controllo deve però essere costituito da revisori legali iscritti nell’apposito registro.

E fin qui l’analogia con le funzioni di controllo del Collegio Sindacale delle società appare più che manifesta.
La particolarità degli Enti del Terzo Settore richiede però in capo agli Organi di Controllo ulteriori compiti e funzioni specifiche quali:

  • il monitoraggio dell’osservanza delle finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale, avuto particolare riguardo alle disposizioni di cui agli articoli 5, 6, 7 e 8 del Codice del Terzo Settore
  • l’attestazione che il bilancio sociale sia stato redatto in conformità alle linee guida di cui all’articolo 14 del Codice del Terzo Settore. E si precisa che il bilancio sociale deve dare atto degli esiti del monitoraggio svolto dall’organo di controllo.

Per adempiere alle funzioni di controllo loro demandate i componenti dell’organo di controllo possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti di ispezione e di controllo, e a tal fine, possono chiedere agli amministratori notizie sull’andamento delle operazioni sociali o su specifici progetti, operazioni, affari.
Questo si traduce nella possibilità per gli Organi di controllo di richiedere copie di contratti, di esaminare i verbali del Consiglio Direttivo e quelli dell’assemblea degli associati, di verificare come siano state contabilizzate specifiche operazioni e come siano state poi rappresentate nel bilancio.

Ai sensi dell’art. 29, comma 2, del Codice del Terzo Settore, ogni associato, ovvero almeno un decimo degli associati nelle associazioni, riconosciute o non riconosciute, che hanno piu’ di 500 associati, puo’ denunziare i fatti che ritiene censurabili all’organo di controllo, se nominato, il quale deve tener conto della denunzia nella relazione all’assemblea.
Se la denunzia è fatta da almeno un ventesimo degli associati dell’ente, l’organo di controllo deve agire ai sensi dell’articolo 2408, secondo comma, del codice civile.

Da tale disposizione si evince che l’Organo di Controllo è tenuto a redigere apposita relazione all’assemblea delegata ad approvare il bilancio, sui risultati dell’esercizio e sull’attività svolta nell’adempimento dei propri doveri.

L’Organo di Controllo deve inoltre tenere il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo, citato dall’art. 15 comma 1 del Codice del Terzo Settore tra i libri sociali obbligatori.
Secondo l’orientamento espresso dal CNDCEC nelle Norme di comportamento dell’organo di controllo degli enti del Terzo settore, emanate nel dicembre 2020, il libro in questione dovrà essere tenuto su fogli vidimati.
La Norma 2.3 del richiamato documento prevede infatti che “L’organo di controllo cura la tenuta del libro delle adunanze e delle deliberazioni nel quale saranno trascritti i verbali delle riunioni e sarà dato conto delle attività effettuate e degli accertamenti eseguiti. Si ritiene che per la tenuta del libro possano essere osservate le disposizioni dell’ultimo comma dell’art. 2421 c.c., ai fini dell’efficacia probatoria per i rapporti inerenti all’esercizio dell’attività. Con riferimento alla conservazione del libro, essendo lo stesso un libro sociale (art.15, co. 1, lett. c) del CTS) esso deve rimanere custodito presso la sede sociale. (…)
Il verbale può essere redatto contestualmente o dopo la riunione, non necessariamente nel libro delle adunanze e delle deliberazioni, potendo la trascrizione anche avvenire in un successivo momento. È possibile provvedere alla progressiva numerazione di ciascun verbale. In ogni caso il verbale deve essere tempestivamente riportato nel libro e firmato dai partecipanti e da chi, assente, ne abbia preso visione”.

L’Organo di Controllo deve riunirsi per effettuare le proprie verifiche con una cadenza trimestrale, almeno ogni 90 giorni,
deve partecipare alle riunioni del Consiglio Direttivo e alle adunanze dell’assemblea degli associati

Dall’analisi delle funzioni attribuite all’Organo di Controllo e degli specifici doveri e oneri previsti in capo allo stesso, appare evidente che tale ruolo dovrà essere svolto da persone dotate delle specifiche competenze richieste, con professionalità adeguata al ruolo e dedicando all’attività di vigilanza e controllo l’impegno professionale richiesto dalla natura e dalle dimensioni anche economiche dell’ente (ad esempio, il volume dei ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate e, le attività, il numero degli associati e la tipologia dell’ente), dalla complessità, dal settore di attività, dall’assetto organizzativo e dalle altre caratteristiche dell’ente.

I dati e le caratteristiche specifiche ora indicate, unitamente all’impegno temporale richiesto per lo svolgimento dell’incarico, (anche tenendo conto della numerosità delle riunioni degli organi sociali a cui dovrà partecipare) nonché le
competenze professionali e l’esperienza richiesta, saranno altresì il riferimento necessario per valutare l’adeguatezza del compenso da riconoscere all’Organo di Controllo.

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